Памятка студенту, аспиранту, направляемого для участия в научном мероприятии, проходящем в другом городе

Если Вы хотите принять очное участие в каком-либо научном мероприятии (форум, конгресс, конференция, семинар, научный конкурс, олимпиада и т.п.), Вам необходимо сделать следующее:

1. Получить из оргкомитета приглашение. По возможности, приглашение должно быть оформлено на бланке организации, проводящей мероприятие. Если нет возможности своевременно оформить приглашение, распечатайте информационное письмо о мероприятии.
2. Следующим Вашим действием будет оформление служебной записки. Служебная записка подписывается у заведующего кафедрой.

К служебной записке прикладывается приглашение или информационное письмо о мероприятии (в случае невозможности своевременного оформления приглашения).

3. Оформленный пакет документов необходимо принести в отдел организации учебно-исследовательской работы студентов (далее – отдел ОУИРС) в кабинет 207, 1 уч. зд. КНИТУ-КАИ.
4. Ваш пакет документов согласуется начальником УПиА НПК О.В. Лебеденко и передается на рассмотрение и визирование проректору по НиИД С.А. Михайлову.

В случае утверждения проректором по НиИД документов, сотрудники отдела ОУИРС начинают оформлять на Вас документы для участия в мероприятии.

5. С 8 января 2015 года командировочные удостоверения отменили, в связи с чем студент / аспирант не везет с собой никаких документов.
6. Как только документы для участия в мероприятии будут согласованы с Управлением экономики и бухгалтерией, сотрудники ОУИРС сообщат Вам, что Вы можете приобретать билеты и бронировать место проживания на период проведения мероприятия.
7. По возвращении студент / аспирант должен в течение 3-х рабочих дней (!!!) подойти в отдел ОУИРС для оформления отчета об участии в мероприятии и авансового отчета.
8. Финансовое сопровождение:
9. Если Вы хотите получить аванс перед отъездом в командировку, Вы должны представить документы для участия в мероприятии в отдел ОУИРС как минимум за 3 недели до предполагаемой даты отъезда. Ориентировочно около недели уйдет на оформление и подписание документов для участия в мероприятии в системе электронного документооборота Directum. Примерно 2 недели после выхода приказа о направлении Вас для участия в мероприятии требуется для оформления документации на получение Вами аванса на поездку.
10. В случае если направляемый в поездку обучающийся работает в университете, то на время поездки (с даты отъезда и до даты приезда) должен быть оформлен приказ на очередной или административный отпуск.

По возвращении из поездки, оформляется авансовый отчет о фактических расходах денежных средств (1 уч. зд., каб. 207). В том случае, если был перерасход выданных авансовых средств, разница возмещается университетом. В случае, если выданные авансовые средства не были потрачены полностью, студент обязан вернуть остаток средств в кассу университета.

1. Если аванс оформить не получилось, по возвращении из поездки оформляется авансовый отчет и Вам возвращаются фактически затраченные Вами средства (при наличии подтверждающих документов).
2. По командировочным затратам возвращаются следующие расходы:
3. Проезд к месту проведения мероприятия:

На поезде: проезд в плацкарте (в крайнем случае в купе, при условии, что билетов для проезда в плацкартных вагонах не было).

Для подтверждения затрат необходимо предоставить в бухгалтерию билет, купленный в кассах ж/д вокзалов, или электронный билет и распечатку этого же билета через специальные терминалы при ж/д вокзалах.

На самолете: Покупка билета на самолет допускается только при условии, что стоимость билета на поезде и на самолете отличается не значительно. Багажная квитанция не оплачивается.

Отчетным документом в данном случае будет являться электронный билет и посадочный талон к нему. Оплачивается билет на Аэроэкспресс приобретенный в кассе.

На автобусе: Отчетным документом в данном случае будет являться билет, купленный в кассах автовокзалов, и кассовый чек к нему.

1. Проживание. Проживание допускается в гостиницах, хостелах, общежитиях. В случае проживания в санатории, профилактории или санатории-профилактории, необходимо взять документ, подтверждающий право организации на предоставления услуг по проживанию (без предоставления лечебно-профилактических услуг и питания).

За проживание возвращается 550 руб. / сутки. Для возврата денег в бухгалтерию должны быть предоставлены следующие документы (один из указанных пунктов):

• - документ из гостиницы, хостела, общежития, подтверждающий факт проживания, и чек кассового аппарата к нему;
• - документ из гостиницы, хостела, общежития, подтверждающий факт проживания, и квитанция об оплате проживания, оплаченная через банк;
• - бланк строгой отчетности по проживанию. На бланке строгой отчетности должна быть указана серия и номер бланка.
• - суточные студентам и аспирантам не выплачиваются.