Памятка студенту, направляемого для участия в мероприятии, проходящем в другом городе

Если есть необходимость принять очное участие в каком-либо мероприятии (конференция, форум, научный конкурс, олимпиада и т.п.), необходимо сделать следующее:

1. Получить от оргкомитета приглашение. По возможности, приглашение должно быть оформлено на бланке организации, проводящей мероприятие. Если нет возможности своевременно оформить приглашение, можно приложить информационное письмо мероприятия.
2. Необходимо также оформить служебную записку. Служебная записка оформляется на кафедре в электронном виде и подписывается у заведующего выпускающей кафедры.
   К служебной записке прикладывается приглашение или информационное письмо о мероприятии.
3. Представление на командировку запускает выпускающая кафедра в системе электронного документооборота Directum, не менее чем за 7 рабочих дней до выезда.
4. Представление оформляется на имя проректора, курирующего направление мероприятия. Если это конференции, научные и учебные конкурсы, олимпиады и т.п. (исключая конкурсы мастерства и повышения квалификации), то это проректор по научной деятельности и цифровизации. 
5. В список согласующих, по вышеуказанным направлениям, необходимо включать: заведующего кафедрой, директора ДНТР, руководителя УНИР, УПБУиВА. После этого представление уйдет на подпись проректора.
6. С 8 января 2015 года командировочные удостоверения отменили, в связи с чем студент не везет с собой никаких документов. Если необходимо подтверждение нахождения в командировке, можно взять копию вышедшего приказа на кафедре. 
7. В случае если направляемый в поездку обучающийся работает в университете, то на время поездки (с даты отъезда и до даты приезда) должен быть оформлен приказ на очередной или административный отпуск.
8. По возвращении студент должен в течение 3-х рабочих дней подойти на кафедру, для оформления отчетных документов об участии в мероприятии. Оформляется отчет о фактических расходах денежных средств и отчет о результатах участия в мероприятии. Расходы учитываются, при наличии подтверждающих документов.
9. По командировочным затратам возвращаются следующие расходы:
10. Проезд к месту проведения мероприятия:
    На поезде: проезд в плацкарте. Для подтверждения затрат необходимо предоставить в бухгалтерию билет, купленный в кассах ж/д вокзалов, или распечатанный электронный билет.
    На самолете: Перелет самолетом не допускается.
    На автобусе: Отчетным документом в данном случае будет являться билет, купленный в кассах автовокзалов  и кассовый чек. Электронный билет, распечатанный с сайта, не является подтверждением поездки. Необходима печать перевозчика. 
11. Проживание. Проживание допускается в гостиницах, хостелах, общежитиях. 
    За проживание возвращается 550 руб. / сутки. Для возврата денег в бухгалтерию должны быть предоставлены следующие документы (один из указанных пунктов):
    - документ из гостиницы, хостела, общежития, подтверждающий факт проживания, и чек кассового аппарата к нему;
    - документ из гостиницы, хостела, общежития, подтверждающий факт проживания, и квитанция об оплате проживания, оплаченная через банк.
12. Суточные студентам не выплачиваются.